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組織知識管理程序


1.0 目的

為了組織確定的運行過程和達到產品和服務的符合性所需的知識,加強對組織知識的保管, 規范組織知識管理工作, 制定本管理程序

2.0 范圍

組織質量、環境管理體系所包括范圍。

3.0 職責

  1.  

  2.  

  3.  

    3.1 行政人事部:公司內外部組織知識的收集、分析、整理、傳遞、保管和利用

    3.2 各部門:參與組織知識的收集及使用。

    4.0 定義

  1.  

  2.  

  3.  

  4.  

    4.1本程序中所稱的組織知識, 包括:

    a)內部資源(如:知識產權、從經驗獲得的知識、從失敗和 成功項目中獲得的教訓、獲得和分享非文件化知識和經驗、過程、產品和服務的改進結果)等。

    b)外部資源(如:標準、學術交流、會議以及從顧客和供方收集的知識、產業政策、行業發展動態等、產業政策信息)等。

    c) 國家法律規定保護的其它組織知識。

    5.0 工作內容

  5.  

    5.1組織知識收集的主要途徑、方法:

    主要是通過會議、因特網、報紙雜志刊物、調研考察、電話、傳真、工作檢查、意見箱、合理化建議、信件、交談、咨詢等方面搜集。

    5.1.1搜集相關方組織知識重點:主要包括相關方的市場價格信息、營銷手段、營銷策略、主要客戶、市場占有率、品牌滿意度、服務滿意度等;主要是從相關媒體信息、廣告宣傳資料、行業(部門)會議、行業(部門)報紙刊物、市場調研、客戶走訪、實地參觀等方面了解搜集。

    5.1.2搜集實用組織知識的重點:現代管理方法、與企業相關的法律法規、產業政策、專業論文、經驗交流材料、技術標準、質量管理標準等;實用知識搜集的主要方法、途徑是訂閱相關的報紙雜志、購買書籍、上網查詢下載、外出開會或培訓、聘請老師 或專家授課、咨詢行業協會或相關部門等。

    5.2組織知識分析、整理、傳遞、利用及保存:

    5.2.1公司工作人員因公外出開會、培訓的文件或學習材料必須統一交行政人事部收文或存檔。各部門、個人收到的與公司有關的文件、書信必須統一交行政人事部收文或存檔。

    5.2.2辦公室必須對外來文件、書信、傳真、電子郵件、材料、報紙刊物進行統一收集分類,并進行分析整理和傳遞利用。

    5.2.3外部信息傳遞流程:收集、查詢、記錄、接收信息→初步篩選、分類整理→領導簽閱批示→傳閱、貫徹、辦理→歸檔或存放行政人事部→員工查閱利用。

    5.2.4組織知識分享的機制、途徑、形式:

    5.2.4.1健全內部電腦信息聯網;

    5.2.4.2完善企業員工培 訓制度;

    5.2.4.3建立報刊、雜志傳閱制度;

    5.2.4.4深入開展 QC 小組活動;

    5.2.4.5舉辦專題理論研 討、經驗交流會;

    5.2.4.6開展提合理化建議活動;

    5.2.4.7建立傳、幫、帶制度;

    5.2.4.8建立重大 信息定期通報制度;

    5.2.4.9規范經營管理工作程序;

    5.2.4.10建立知識共享激勵機制。

    53組織知識的保密和安全管理:

    5.3.1公司的產品質量數據、財務數據、重大事故事件、創品牌和創綜合榮譽的申報材料等信息應嚴格保密,任何人無經行政人事部審核和高層領導批準不得以任何途徑和方式 外借或對外傳播。

    5.3.2行政人事部負責公司信息系統和電腦網絡的統一管理、維護指導和維修聯系工作,必須考慮組織知識的保密性、安全性、便暢性、經濟性。各部門指定專人負責組織知識的安全管理。

    5.3.3各部門必須嚴格執行國家和公司組織知識安全保密管理的有關規定,由個人主觀原因引起的信息泄密,影響企業安全和利益的,將追究有關責任人員的責任。

    5.3.4各部門電腦必須加裝防殺毒軟件,并定期升級和查殺毒;對重要組織知識必須定期用移動硬盤備份并妥善保管,或移檔案室保存。

    5.4組織知識的更新:

    組織應對需求和趨勢發生變化時,組織應考慮現有組織知識的更新。

    5.4.1在應對變化的需求和趨勢時,必要時通過組織知識獲取途徑獲取附加知識,滿足過程的運行和達到產品和服務的符合性。

    5.4.2在應對變化的需求和趨勢時,必要時通過組織知識獲取途徑獲取新組織知識,滿足過程的運行和達到產品和服務的符合性。

    5.4.3組織每間隔6個月時間,應對收集的組織知識進行重新評價,評價現有組織知識是否滿足組織要求,如需更新或增加按照5.15.4進行。

    5.4.4舊版組織知識按照《文件控制程序》中作廢文件管控。

     

    6.0 相關/支持性文件

  1.  

  2.  

  3.  

  4.  

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  6.  

    7.0 相關記錄

  1.  

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  3.  

  4.  

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  6.  

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       7.1 《組織知識清單》

     

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